Dicas para tornar suas 1-1s mais efetivas

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Ao trabalhar em um time de desenvolvimento ágil, ter uma comunicação fluída e efetiva é fundamental. Em tempos de trabalho remoto, onde os times estão distribuídos, é importante garantir que todas as pessoas do time estão alinhadas com os objetivos, compartilhando conhecimento e riscos quando necessário.

Neste sentido, as 1–1s são uma ótima forma para conectar e aproximar as pessoas do time. Para tornar estas reuniões mais efetivas é interessante considerar fazê-las com frequência e adaptar a forma e recorrência de acordo com a percepção das participantes.

Regularidade e adaptabilidade

A cadência com que os 1–1s ocorrem é fundamental para tornar as reuniões breves e focadas. Camille Fournier, no livro The Manager's Path, propõe uma frequência semanal, ao menos de início, e sugere adaptar a frequência quando as duas pessoas concordarem que o intervalo entre 1–1s pode ser maior. Ter 1–1s com uma cadência definida significa que as pessoas terão mais contato e conseguirão ser mais objetivas ao trabalhar em planos de ação juntas.

Ao iniciar um novo time ou novo projeto tenho o hábito de realizar um 1–1 com cada pessoa do time, para conhecer mais sobre a jornada da pessoa, motivações, receios e objetivos. Após esse primeiro momento, costumo marcar uma recorrência para que esses 1–1s sigam acontecendo. Normalmente, proponho que os encontros ocorram uma vez a cada duas semanas e, quando necessário, torno a reunião mais frequente, devido a prioridades ou necessidades que preciso trabalhar junto com a pessoa. As reuniões de 1–1s podem variar em seu formato para atender aos objetivos e necessidades das pessoas participantes.

Estilos de 1–1s

Existem 1–1s com estilos diferentes, o importante é entender o que funciona para as pessoas envolvidas e entender qual tipo de 1–1 atende melhor as necessidades do momento.

Conhecendo a pessoa

Esse estilo de 1–1’s utilizo no início de um relacionamento junto a pessoa, como em um onboarding no time ou um novo projeto com uma nova equipe. Neste momento, busco entender mais sobre a vida, hobbies, família, amigos, o que importa para essa pessoa nas horas em que ela não está trabalhando. Para esse estilo de 1–1 entendo que um dos objetivos é iniciar o relacionamento e se colocar a disposição para acompanhar e apoiar a pessoa na sua jornada.

Perguntas que podem ajudar neste tipo de 1–1:

O que você gosta de fazer no seu tempo livre?
Como foi sua jornada até chegar aqui hoje?
O que te move? O que o motiva a vir trabalhar todos os dias?
Como você gosta de ser elogiado, em público ou em privado?
Por que você decidiu trabalhar nessa área?
Qual comportamento de equipe você mais valoriza?
O que você espera de uma equipe ou liderança?

*Dica: Neste 1–1 o objetivo é entender mais sobre a jornada e conhecer a pessoa em questão. Quanto mais natural parecer a conversa, melhor. Esteja presente e tenha uma escuta ativa.

Acompanhando o desenvolvimento

Neste 1–1, o foco é auxiliar e guiar a integrante do time, fornecendo feedbacks específicos sobre o progresso e discutindo as próximas ações para atingir os objetivos . Ambas as partes trazem objetivos a serem abordados em ordem de importância e traçam um plano de ação, juntamente com os objetivos. Sendo assim, neste caso é realizada a revisão de atividades em andamento, atreladas ao projeto e desempenho da integrante da equipe.

Esse momento de revisão do progresso e alcance dos objetivos é fundamental, principalmente em estruturas de empresa em que a pessoa líder também é responsável por fazer avaliações de performance e revisões salariais. Desta forma, o processo de conhecer e acompanhar o desenvolvimento das pessoas do time acontece de maneira fluída e, ao acessar informações não filtradas, é possível tomar decisões embasadas e gerar resultados excepcionais.

Perguntas que podem ajudar neste tipo de 1–1:

Que competências você gostaria de desenvolver?
Quais você entende que são mais relevantes para seu contexto atual?
Como posso ajudar você a desenvolver essas competências?
Quais atividades você acha que podem ajudar no seu desenvolvimento?
O que podemos fazer para colocar um plano de ação em andamento?
Quais serão as metas a curto e médio prazo?
Você está confortável com essas ações que foram combinadas agora neste 1–1?

*Dica: Neste 1–1 lembre de reforçar as atitudes positivas e ações que trouxeram bons retornos e foram bem executadas. Isto reforça comportamentos esperados pela liderança e é uma ótima forma de reconhecer os esforços e comemorar pequenas vitórias da pessoa liderada.

Feedback construtivos

Fornecer feedback construtivos para as pessoas do time por vezes pode ser desconfortável. Se você tem uma pessoa no time que tem apresentado comportamentos inapropriados, as reuniões de feedback devem ser mais frequentes e documentadas. O acompanhamento dos feedbacks é fundamental, pois somente dessa forma poderão ser identificadas melhorias .

Não espere o 1–1 para fornecer feedbacks. Quando alguém faz algo que precise de uma correção imediata, o ideal é chamar a pessoa para conversar o quanto antes. Quanto mais esperar, mais difícil será para fornecer o feedback e menos efetivo será o feedback no momento que for trazido.

Nestas reuniões, compartilhe o contexto, situação e traga exemplos do comportamento da pessoa. É importante ser específico e direto sobre os pontos que precisam ser trabalhados, pois assim a pessoa que está recebendo o feedback conseguirá entender, refletir e traçar um plano para que isto não volte a repetir.

Nestes 1–1s podem ser úteis alguns frameworks, costumo utilizar o framework SBI: Situation, Behavior e Impact.

Situação (situation) — Na reunião de planejamento quando estávamos discutindo sobre o problema em uma funcionalidade;
Comportamento (behavior) — Você me interrompeu diversas vezes e não deixou em concluir minhas ideias;
Impacto (impact)*- Isso me deixou desconfortável, pois eu tinha conhecimento e experiência para agregar na discussão;*
Adicione a expectativa: Nas próximas reuniões, você pode dar espaço para que eu me posicione? Acredito que podemos chegar em soluções mais criativas e eficazes ouvindo o que as pessoas do time tem a compartilhar.

Perguntas que podem ajudar neste tipo de 1–1:

O que aconteceu com você ultimamente que eu deveria saber, ou de que forma posso ajudar?
O que podemos fazer para ajudar você a melhorar o desempenho de sua equipe?
O que eu poderia fazer para melhor apoiá-lo?

Variado

Para variar um pouco a forma de fazer os 1–1s é possível fazer reuniões durante um café, almoço ou em algum lugar mais descontraído do escritório. Importante entender em que momento é mais propício fazer essas variações que costumam acontecer em fora de salas de reunião. Portanto, evite ter conversas críticas e sensíveis nestes momentos propostos acima. Não costumo fazer muito esse tipo de 1–1, porém nem sempre é possível conseguir uma sala no escritório ou imprevistos podem acontecer, então para não perder de conversar e fazer um acompanhamento, mantenho o compromisso do 1–1, propondo algum outro momento ou local para que aconteça. Este tipo de 1–1 é basicamente um acompanhamento. Normalmente, levo apenas um caderno para tomar notas.

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Os 1–1s são muito úteis na liderança de pessoas, ajudam a construir um relacionamento transparente, com confiança e mais efetivo.

Alguns conselhos gerais sobre 1–1s:

Agende as reuniões de forma recorrente e procure manter esses compromissos;
Tenha um documento para cada pessoa do time, com datas, os principais pontos e feedbacks trazidos nos 1–1s . Isto vai ajudar a entender melhor a jornada e progresso das pessoas do time, além de serem um histórico muito útil para elaborar revisão de performance e fornecer feedbacks;
Incentive 1–1s entre as pessoas do time para que elas se conheçam, ajudem no progresso umas das outras e consigam trabalhar melhor em equipe.